大多數的人面對冗長的會議時多會感到疲憊與無奈。但會議卻是企業成功經營的必要選項,也是各工作團隊一同檢討成效及缺點的最佳時機。但會議如何能做到不流於形式,達到有效溝通,就得看會議主持者的智慧及功力了。

《成功的會議》的作者韓克爾(Shri L. Henkel)指出:「會議應該是互動的,不應是被動的;會議應該是有架構的,不應是散亂的。

維京集團創辦人李察.布藍森(Richard Branson)也分享了他成功主持會議的五個心得:

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1. 可引起共鳴的題目:主題如「人類及地球未來的生存之道」這類的大議題,相當的發人醒思,讓與會者更欲共同探討出創新、建設性的點子或想法。

2. 避免過長的投影片:投影長片應只用於提醒演講者所演說的內容;而短影片或照片的搭配,不僅可為報告的呈現方式加分,更能讓人對報告內容的印象深刻。

3. 與者多元化 心得交流多樣化:廣泛集合不同的意見,邀請各行各業的人士一同參與會議,使意見的交流更加豐富。

4. 空間的變化 心情的轉換:有時空間的變化,益於心情的轉換與放鬆。善用創意,充份發揮空間的運用,像是全體站著開會;會議地點偶爾可選在公園,而非會議室。

5. 新意的添加:偶爾的新奇小插曲都有加分效果,更使會議成了一場心靈的享宴。如會議進行的時候,安排有名的創作歌手,中途到場穿插表演秀,必能讓員工驚豔一番。

誠如《成功會議從人開始》(We've Got to Start Meeting Like This ) 一書中所提到,
會議最主要的目的就是資源分享與達成決議,開會技巧不佳或過於頻繁,不但無益於問題的改善,反而浪費公司成本,造成工作品質低落。因此如何主持一個成功的會議,也是個主管應積極思考應對的問題。

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