會議簡報一直是許多公司的家常便飯,但即使身處電子簡報媒介發達的今日,許多人都覺得很難清楚表達自己想傳達的訊息。專家認為,比起一堆冰冷和僵硬的資料數據,人性化的生活事件或故事分享,或許更能讓人印象深刻、打動人心,收到溝通的實效。

《華爾街日報》報導,聯邦快遞(FedEx)、金百利公司(Kimberly-Clark)和微軟(Microsoft)等大公司,都會要求其高階主管在與職員們進行互動時要注重實效,例如溝通時盡量不用訓導方式,最好採用隱喻和故事分享的方式互動交流。

人力資源專家表示,企業主管在例行公務上用講故事的方式與員工溝通,除了比簡報軟件PowerPoint更有說服力之外,其潛移默化的效果甚至可影響數百名員工。

例如,寶潔(P&G)的市場調研部副主任史密斯(Paul Smith)希望用20分鐘的簡報時間說服該公司執行長和其幕僚群給其部門新研發的技術增加補助資金,他事前用了三個星期的時間準備了長達30多張的投影片。

未料在會議當天,執行長雷富禮(A.G. Lafley)在聆聽過程中非常專注在史密斯先生的演講上,但卻始終未轉頭看幻燈片一眼。事實上,在場的其他經理們對他的影片同樣興趣缺缺。

他當時其實頗為沮喪,還以為是自己的投影片做得不好,後來才知道原來報告中的小故事分享,才真正能讓所有會與者有所感觸。

他建議,首先,得先把自己的主觀意識先放在一旁,以聽眾的立場為主軸,站在聽者的角度,去鋪陳或規劃演講報告的呈現方式打動聽眾,並非一味的灌輸何者該改變,而是用小故事或是些生活中發生的事件,引發聆聽者的共鳴,並做互動式的問答意見交流。同時將其化繁為簡,以生動的語氣與表達方式呈現出來。過於客套或是難為情的態度,都不是你自信明確的真正個人方式,更無法有效表達。

他說,讓觀眾感受到你所想要表達的明確想法,讓他們亦能夠感同身受。而故事的題材或許與個人有關,或發生於日常周遭的生活中。

好比在會議上,發言者在分享經驗與心得時,可敘述照料病患家屬者或與客戶之間互動的溫馨小故事,這類生活中所發生的點滴小品,都是可拿出來作為心得分享的題材。

 

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