在過去幾年,打造實體辦公室對專業企業人士來說,重要性愈來愈低:提出點子、創作,以及思考顧客與我們服務的產業的能力,和我們所處的實體環境愈來愈沒關係。更重要的是我們合作的對象,以及我們能否取得創作所需的資訊或工具。而提高生產力的真正關鍵──指針對付出的時間,提升成果的質量──在於專注自己想達成的成果,而不是完成目標花了多少時間。 

要讓遠距工作發揮生產力,有一些工具和技巧可以助你一臂之力。讓它們成為你的運作原則,依據需求採納和調適。 

原則 1 安排重疊的時間 遠距工作的一個關鍵重點,在於公司必須安排重疊時間,讓員工可以同時在線上。當你想要提供客戶服務之類有時間表的產出時,重疊就很重要。你必須同時有好幾個人待命,即使有人缺席也不會有任何閃失。 

原則 2 使用視訊會議 「眼見為憑」對大多數人與大部分公司來說一點都沒錯。讓員工遠距工作時,你可以運用各種科技。視訊會議現在非常簡單,幾乎和親自會面一樣有效。運用這類工具展示與說明十分簡易。 

原則 3 隨時方便取得必要資訊 讓遠距工作發揮生產力的關鍵之一,在於讓組織裡的每個人 1 24 小時、1 個禮拜 7 天都能取得所有他們需要的檔案與資訊。 你必須讓所有資料隨時都可公開取得。 

原則 4 設置虛擬茶水間 你需要一個地方,讓員工可以聚在一起交換看法。此時虛擬茶水間恰好不過。你只需要建立一個線上聊天室,讓遠距工作者可以隨時登入和其他員工互動。聊天室也可以讓每個人感覺自己在圈子裡,馬上知道公司其他地方發生了什麼事。 

原則 5 每周確認進度 你可以而且也應該每周利用視訊會議讓大家聚在一起。這是每個人報告他們在做什麼的機會,讓你能擁有更多凝聚力。要求每個人都要用幾句話,報告過去一周做了什麼,以及未來一周打算專心處理什麼任務。 

原則 6 把結果當作評量標準 遠距工作者享有的另一個好處是,結果是唯一重要的評量標準。評判一個人工作表現的標準,不是他們幾點到達和幾點離開辦公室,唯一可以評量的是他們產出工作的分量和品質。 

原則 7 消除幽閉恐懼:為了解決遠距工作的潛在的問題,你可以這麼做:鼓勵遠距工作者定期安排人際互動。 清楚表明不希望員工平均一周工作超過 40小時。 配備專家協助遠距工作者替自己的家庭辦公室找到最佳配置。每月給每位遠距工作者津貼,讓他們成為健康俱樂部會員。 最好讓整個專案團隊都嘗試遠距工作模式。幫助公司的遠距工作者以簡單但合法的方式繳稅。 

原則 8 雇用聰明人士 採取遠距工作的關鍵好處之一,是你可以從世界各地聘請優秀員工,不受限於只能聘請住在附近的人,你可以徵求全世界最耀眼的人才。到頭來這點可能成為你的強大競爭優勢。 

原則 9 吸引最佳人才 遠距工作制度另一個絕佳好處是你可以留住優秀人才,不論他們選擇住在哪裡。如果有其他狀況迫使他們必須搬到另一個城市、 另一州、甚至另一個國家,他們可以把工作帶著走。 

原則 10 定期聚會與衝刺 除了定期會面會增加你遠距工作的能力,有時找時間碰面,在最後關鍵期限一起衝刺也是不錯的點子。那種令人抓狂的期限帶來的壓力鍋氣氛、離譜的工作時間,以及瘋了似的辛勤工作,可以產生不可思議的團結精神。 

原則 11 建立公平的競賽場:你必須建立與維持用人唯才制度,讓優秀的工作成果受到認可,不論是在辦公室或遠距完成都一樣。這不難做到: 

讓每個人都偶爾遠距工作。 
充分利用 WebEx 等桌面應用程式,讓以遠距方式參加會議的人,也能得到和現場人士一樣多的資訊。 
利用電子郵件或其他線上傳訊方式充分進行討論。 
努力讓遠距工作者參加每次的討論。 

原則 12 經常一對一談話 對於遠距工作者,你確實會想要更頻繁地以一對一的方式,跟上他們的進度。這些聊天無非就是讓溝通管道保持暢通。 

原則 13 避免過度工作 當你在家工作時,工作很容易變成嗜好,沒日沒夜所有時間都在處理工作。你需要確保人們有合理的工作時間。他們需要做得夠多,但不能太多,平均一周 40 小時大概差不多。一定要讓每個人知道公司期待他們怎麼做。 

原則 14 建立規律:大部分遠距工作者發現,如果他們大部分時間都能遵守他們自定的規律,他們會最有效率。 

原則 15 維持高昂士氣 唯有讓他們做喜歡和在意的工作,並且和他們喜歡共事的人一起工作,才能讓他們維持動力。如果你發現自己要花很長時間才能完成工作,你必須和經理人談談要怎麼做才能幫助你回歸正軌,並且重拾生產力。

原則 16 來去自如 遠距工作時,你可以帶著工作全球到處跑。今日許多創意工作只需要一台電腦和網路就能完成。

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