研究指出,人們在工作時,有多達25%的時間都在處理電子郵件。針對此一現象,《時代雜誌》整理出5大原因,幫助職場人士更有效率地處理信件,善用寶貴時間。

1. 放下手邊工作查看電子郵件:固定查看郵件的時段,並將手機的信件通知關閉,避免不斷停下工作收信。若主管希望屬下能立即回覆每封郵件,社群媒體研究公司Vision Critical副總裁建議,將主管來信預先設定為優先處理。此外,處理電子郵件不只耗時,還可能引起健康問題。加州大學一項研究指出,比起定時查看信箱的人,收信頻率過高的人心跳快得多。

2. 收到郵件副本必回覆:若收到的是郵件副本,表示你並非主要收件者,可能也不需要回覆。將那些主要收件者不是你的信件過濾到其他的收件匣,一天只需查看一次這類信件即可。

3. 濫用副本功能:這是上述問題的另一面。若是將信件寄送給部門內所有人,就有可能要花上大量時間處理部門同仁的回信,這不只浪費自己、也浪費他人的時間。寄送信件前,務必再三檢查收件者都是需要閱讀該信件的核心人物。

4. 信件標題不明確:標題需要明確指出信件需求或是工作事項,而不是籠統的「請查閱」或是「會議行程」。企業寫作指導師Jack Appleman表示,若是標題不明、沒有清楚說明來信用意,有許多人會直接略過不讀。

5. 過於依賴電子郵件:若涉及的事務需要雙方溝通,與其透過電子郵件,不如打通電話或是當面討論。以信件來回進行溝通不但沒有效率,更會使工作難以順利進行。

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