大多數人都不笨,不懶,也不是無能之輩。但是大多數人每天都在提很糟糕的要求,而且還希望別人交付他們想要的東西。如果你真想成為一位有效的領導,就必須學會做一個SMART型領導。在這個過程中,你不僅會得到團隊成員的尊重,也會獲得更多信心。

You never get what you deserve; you only get what you negotiate.你不會理所應當地獲得你應該得到的,你只能獲得你從談判中爭取到的。——談判專家Lester Karrass

你有多少次聽到有人這樣抱怨團隊裡的另一個成員:

「我只是提了一個很簡單的要求……他們就是無法交付我需要的東西。」「每次我要什麼東西,他們就說好,但是我還是不能在需要的時候得到需要的東西。」「他們壓根就沒在聽……他們總是能弄出差錯……他們會什麼?」

或許,當一名團隊成員的表現沒有達到你的預期時,你自己也曾說過類似的話吧?

如果你很誠懇,你可能會承認,你經常會聽到這些話……有時甚至是你自己的表現沒有達到標準,最後你感覺自己像個無助的受害者,是吧?

那麼,這種事情為什麼會發生呢?是因為人們太笨、太懶、太無能嗎?(如果是的話,我真懷疑他們一開始為什麼會被錄用!)根據我的經驗,在99%的案例中,答案都是否定的。真正的問題是,無論提出要求的人也好,接受要求的人也罷,他們都不擅長有效地提出和接受別人的要求。因此這不是態度的問題,問題是你有沒有技巧和意願,去花時間做真正有效果的事。

如果你想一勞永逸地解決這個問題,你就要在每次向別人提出要求時,在談判過程中應用以下的“SMART”準則。你沒聽錯,我用的是“談判”這個詞。每次提要求都是一次談判,你要利用SMART準則,確保在第一時間成功地提出要求。如果你忘了“SMART”是什麼意思,不妨在這裡重溫一下:

SMART準則

具體SPECIFIC

可衡量 MEASURABLE

可執行 ACTIONABLE

現實性 REALISTIC

時效性 TIME-BASED

1.盡量具體(Specific)確保你提出的要求明確細緻地表達了你的期望。模糊不清是不能被接受的。如果你聽不明白別人提出的要求,就要繼續發問,一直到你徹底明白對方需要什麼。在你向別人提要求的時候,要盡量明晰,直白地表達出你到底需要什麼。你可以花十分鐘把你需要的東西白紙黑字地寫下來,這十分鐘會給你後來的工作省去很多麻煩。

2.可衡量(Measurable)雙方都必須清楚對成果的衡量標準是什麼。再次說明,這也得用白紙黑字寫出來,否則就可能出現問題。經常問“你怎樣知道這件事的成果讓你滿意?你衡量這項工作的標準是什麼?”如果雙方不就此達成一致,那麼最後可能就會出現問題。通常提出要求的人自己也不清楚他們的標準,直到做事的人最後拿出成果,他們才知道它不符合自己的標準。有技巧的領導必須學會劃清標準,這樣才能與其他人討論標準問題。如果領導連標準都不確定……誰才是懶人呢?

3.可執行(Actionable)這個要求必須是件可以執行的事。比如它必須在我們的能力範圍以內,我們必須有必要的批准、必要的預算和必要的人手。沒有這些東西,這個要求就不是“可執行”的要求。如果你不管出於任何考慮,都覺得一個要求不具備可行性,那你一定要說出來。如果你默默承受,沒有據理力爭,你覺得後果會變成什麼樣?所以一定要出說來!

4.現實性(Realistic)實現這個要求必須有充足的時間,並且可以調配充分的資源。讓某人“在48小時內再建一座金字塔”就是不現實的要求。如果你覺得一個要求不現實,你應該把它推回給主管。你要告訴主管現在還缺少什麼,以及怎樣做才是現實的,並就此與他進行談判。如果你需要更多時間,就提出要求。如果有人告訴你,他們需要更多時間,你就給他們時間。如果缺乏相關資源,就提供這些資源。巧婦難為無米之炊,缺乏必要的資源,他們能給出什麼樣的結果?

5.時效性(Time-based)雙方必須在完成任務的時間上達成一致。如果完成時間不明確,就要說出來!據理力爭!在得到一個清晰、可接受的時限之前不要說“好的”。在確定一個合理的成果交付時間後再表示同意。如果日曆上沒有明確的時間和日期,它就是一個不具有時效性的任務。

6.檢查對方的理解程度。為提要求而談判時,一旦SMART準則的各個元素都明確之後,別忘了檢查對方的理解程度。比如可以說:你能否向我重複一遍這次討論結果的要點?你認為我們雙方的協商結果是什麼?我想確定我們雙方都理解無誤,這也是為了大家都好。

在對方說話時,記得做記錄,並且與你自己的理解進行對比。等他們說完,再次就雙方理解不一致的地方進行商榷。

談話結束後,給他們發一份書面備忘錄或電子郵件,使你們的口頭同意變成白紙黑字。讓他們細看一遍,然後給你發回確認訊息。只有他們認同約定的內容都正確,這才算到了投入行動的時候。如果你是接受要求的那個人,那你可以迅速地寫一封電郵,根據SMART準則,匯總雙方談判的所有要點,然後讓對方確認你的理解是正確的。

SMART準則的好處是什麼?

*雙方都認為任務會得到有效執行,結果會達到預期。大家對結果也會有更大的信心。

*雙方的信任感會提高,因為問題得到了有效避免,他們下次也會樂意再合作。

*SMART準則是一個訓練他人的非常簡單有效的方法。透過言傳身教,你可以讓他們知道,當他們向別人提要求時應該怎麼做。

* SMART準則確保任務第一次就能正確完成,從而節省時間和金錢。

如果你真想成為一位有效的領導,就必須學會做一個SMART型領導。在這個過程中,你不僅會得到團隊成員的尊重,也會獲得更多信心。如果你是接受要求的一方,那麼你就要在不明白的時候勇敢說出來,不要不懂裝懂,讓領導知道你需要他為你提供什麼。

大多數人都不笨,不懶,也不是無能之輩。但是大多數人每天都在提很糟糕的要求,而且還希望別人交付他們想要的東西。這就是所謂的“1型神經病”,堅持SMART準則,這是完全可以避免的。

 

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