要完成更多工作,需要的或許不是更長的工作時間,而是更聰明的工作方法。

多次自行創業的Belle Beth Cooper,日前於芝加哥論壇報上撰文指出,有五個不需拉長工作時間,卻能更有工作成效的方法:

1.從待辦事項清單下手。每天的待辦事項清單要先選出一到三個「最重要事項」,屬於當天非完成不可的棘手大任務,如果上班做不完,下班還得繼續做。「最重要事項」一定要先做,一早起來或者一走進辦公室就做,否則一忙起來可能沒有時間完成。先做完它們,接下來的一天才會輕鬆愉快。

每天的待辦事項清單,應該要在前一天就規劃好。不要等到躺在床上時,才在想明天要做哪些事,結果影響了睡眠。也不要拖到當天早上才計畫,早上的黃金時間應該立刻著手進行「最重要事項」。

2.看工作成果,而非工作時間。如果手上有一件大工程等待完成,把它分成幾個小工程,每個小工程看起來的可完成性比較高。需要幾天才能完成的工作,會因此變成每天都有進度。達到里程碑時可以鼓勵自己,讓自己有繼續前進的動力。

不只要擬今日待辦事項清單,也要擬今日完成事項清單。前者的目的在規劃一天的時間,後者的目的在讓自己看到一天完成的事情。如果不少,是一種鼓勵;如果不夠多,是一種警惕。

3.培養「準備好要工作了」的習慣。例如,在辦公桌前坐好、暫時關掉手機,或者邊喝咖啡邊瀏覽電子郵件,喝完就到了收心工作的時候。選一個適合的儀式,宣告自己要開始工作了。

4.追蹤浪費的時間。記錄一天的行程,累積一段時間之後,檢視自己在哪些地方浪費了寶貴時間。可能是每天早上花了太多時間挑選衣服,也可能是上床前看臉書太久。要先知道問題在哪,才能對症下藥。

5.養成幫助自己停止工作的習慣。允許自己下班後加班,甚至熬夜工作的後遺症是,早上開始工作的時候,不會戰戰兢兢立刻投入「最重要事項」,心想反正加個班或熬個夜就做得完,因而會不珍惜上班時間。

所以,規定自己準時下班。可以安排跟朋友吃晚餐,強迫自己準時完成。此外,因為是要做自己喜歡的事,會更有動力趕快完成工作

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