為了提高工作效率,曾經開車時看簡訊嗎?停紅綠燈還在查收電子郵件嗎?如果是這樣,你真得好好思索在新的一年徹底改掉這些壞習慣了。其實,一些有效率的工作方法是可以慢慢養成,還能真正做到事半功倍的效果,所以不要再讓以上危險的壞習慣成為提高工作效率的藉口。

工作時專注、不分心,可以提高生產力與效率,這是不爭的事實。一位美國企業家Michael Simmons在《企業家》雜誌發文提到,10個秘訣可以馬上提升你的工作效率。讓我們一起來看看這10個方法吧。

1. 將一天分割成許多的15分鐘

每天要處理的雜事很多,我們常被這些瑣事搞得心情很差,讓工作無法專一。Simmons說,當一個時段只做一件事時,工作效率會變得很好。

研究發現,工作無法專注會降低40%的工作效率。一些研究也提到,人能專心的時間並不長,約1525分鐘。因此,如果將工作時間切割成以15分鐘(25分鐘)為單位,在這段期間內不受到其他事情干擾,專心完成一件任務,做完再休息,這樣工作效率就能提高。

【方法】一周的開始先做好工作計畫,並清楚了解自己本周將完成的任務是什麼。然後將每個任務分到以15分鐘為單位的時間段,設定務實、可執行的完成期限,但是不能刻意浪費時間。

【輔助AppTimeDoctor是一款協助用戶做好時間管理的應用程序,它可以精確追蹤每人每天工作中的每個任務,並協助管理個人工作以提高生產力。

2. 真誠的態度,千萬不要浮誇不實

當時間快到任務還沒完成時,不能給自己任何借口拖延或是感到壓力,此刻心要定,迅速回顧整件事,想看看可以如何改進,爭取最後成功完成的機會。

一項最新的研究顯示,重然諾的人是受到尊重的。Simmons表示,依他的個人經驗,誠信地完成有質量的工作有助於和團隊間建立深厚、信任的關係,同時還能減輕個人的心理壓力。研究也表明,能掌控個人工作進度與行程者,其心理疲勞也相對減少。

【方法】Simmons的做法是:1)多25%的時間給預計完成任務;2)因為很多工作需要協同完成,所以要有可能會延遲的心理準備;3)為了將事情做成,很可能需要參與所有與協作相關的任務;4)相信直覺:如果認為自己管太多時,試試放手一下。

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3. 待辦事項清單(To-Do Lists)擺一邊,行程表才是工作效率提升的王道

先將代辦事項優先順序化,然後給予合適的時間完成這些任務,最後,將這些工作一一擺入一天的工作行程。

Simmons計畫一天工作之始起於截止期限(下午5:30),怎麼說呢?他先將代辦事項優先順序化,然後給予合適的時間完成這些任務,最後,將這些工作一一擺入一天的工作行程里。

工作時,只要和工作沒有直接相關的瑣事,Simmons就不予理會,甚至也不會接毫無關聯的電話,就是全心專注在工作上。他的經驗說明,這樣他能做出很多具生產力的決策。

時間表會強迫你面對「還有多少時間」以及「你已完成多少事」的現實。特定時段完成特定任務,讓你不再有耽擱延誤的借口;特定時段裡,你不會猶豫不決,而是必須在規定的時間內完成任務,因為你已經做出了決定。

4. 設定明確的目標並不停地提醒團隊

研究發現,哪怕只是細微的目標提醒,都能讓員工做出為達到目標的決定的努力。Simmons提到,白宮橢圓形辦公室(Oval Office)以及麗池卡爾登酒店(Ritz Carlton)每天的會議中都會向他們的團隊談論到工作目標。

設定總目標,並將總目標向下分為5個可季度實現的次目標。Simmons會將這5個小目標寫在索引卡(Index Card)上,一張隨身攜帶,另一張貼在電腦前面。當他發現工作分心時,他會再度檢視他的季度目標卡,並反問自己:是否目前做的事與目標達成有關?

如果沒有直接相關,他仍會繼續做。Simmons還會在每周的例會上,對他的團隊重申這些目標,讓大家知道他們是否在對的方向前行,或是需要哪些改變以達到目標。

【輔助App】用戶可以透過Google Keep建立記事本、備忘錄,並與他人分享與協作。Google Keep還會將記事和備忘錄同步到Google,讓用戶以及共用的對象(如秘書或助理)隨時隨地在Android手機、平板電腦和Android穿戴裝置上,透過Chrome和網路查看、更新並存取記事。

5. 讓便條貼提醒你

Simmons將這些必須優先處理的事寫在便條貼上,並將它們貼在電腦螢幕的左上方。他說,除非這件事做完,否則就不會上床睡覺。

Simmons每晚都會計畫隔日必須執行的最重要5件事,他界定須優先處理重要事的原則是:緊急與否以及投資報酬率。Simmons習慣在早上處理優先事情,有時候即使沒有播放音樂,他也會戴上耳機,因為這樣做其他人就不會打斷他工作。

有研究表示,環境對決策過程起到巨大的作用。而這些貼在電腦前的便條貼,就創造了讓工作時能保持專注的環境。

6. 要有人監督和提醒你的工作進度

當你必須完成一項任務時,卻心神懶散沒有動機去做,怎麼辦呢?這時你的助理或是主管就必須擔負起提醒或監督你的責任。如果你是主管,必須每周和你的助理開會,確認你已經完成了多少任務,助理必須隨時跟蹤主管完成任務的進度。主管在特定時間內完成特定任務也必須讓助理知道。

如果你是員工,那主管定期檢視你的工作進度更是應該的。同事正面的壓力將使工作更有效率。

7. 不需隨時盯着電子郵件

Simmons發現,90%的電子郵件都是垃圾郵件,或者有些公司信件也多是副本收件,沒有特別緊急,只要上班時間回復即可,所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。他通常一天只收查3次電子郵件:上午、下午和晚上,但真正回信是晚上時間,上午和下午只是確認電子郵件中是否有緊急事件需要處理,並刪除一些垃圾郵件。白天時間則會與團隊在一起。

西蒙斯說,他這樣做之後,工作更有效率;白天他就盡量專注於處理高附加價值的事。美國加州大學的一項研究也發現,那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率,而心理上的壓力也比較輕。

8. 確認你的時間是花在企業成長上

Simmons說,他希望有超過50%的時間是花在綠色編碼的事務上,也就是企業成長。

Simmons使用Google Doc軟體以及顏色編碼系統,協助他清楚了解哪段時間做了哪些事,例如:他用紅色代表例行工作事務;綠色代表與企業成長相關的策略。他每周的目標就是讓綠色的編碼多於紅色的編碼。

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9. 先處理簡單重要的事,再做困難重要的事

每天要處理的雜事很多,我們常被這些瑣事搞得心情很差,讓工作無法專一。Simmons總是在一天的開始先處理簡單重要的事,因為它們可以快速被解決。困難重要的事需多花點時間思考與運籌帷幄,所以就擺在簡單重要的事之後處理。有時候在處理完一件容易的事情之後,再回過頭看看困難重要的事時,會有多一點想法。

史丹佛大學社會學家BJ Fogg的研究顯示,透過小任務的完成,能大幅提升繼續做下去的動機。其他的研究也表明,小小的勝利將點燃快樂、參與感和創造力。

10. 以日記開啟一天

Simmons每天早上的工作是從寫日記開始。他每天寫下一頁關於他的更大目標、一天的目標以及對目標的感受。

有時候他會寫下如何實現這些目標的方法;有時候會寫下達成目標的信心狀況。基本上,他會為自己打氣。有時候他也會找出任何阻撓完成目標的絆腳石。但是,他不會在日記上寫流水帳,而是以一種純粹的思維模式體現。假如靈機一動突然有新點子出現,他也會把它記下。

寫日記是一個將心靈沈澱純凈的過程,可以讓你更專注,每天都過著完美的一天。一篇學術論文顯示,多數人無法達到目標是因為他們無法控制自己的情緒,但是透過另一種情境來反思我們已經做的事,卻可大幅度增加目標達成率。

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