你可能覺得自己總是準備萬全,臨時抱佛腳不是你的風格。然而,無論你是多謹慎的人,總會遇上計畫趕不上變化的情況,導致你到最後一分鐘還在衝刺。

暢銷書作者Kevin Daum在公司雜誌(Inc.)中,以自身經驗分享了幫助他順利度過最後關鍵時刻的訣竅:

1.深呼吸,放輕鬆。越是焦急,越是要冷靜下來。時間緊迫當然讓人一心想快馬加鞭,但是若因此而出了紕漏,反而可能拖累進度。更何況,這不是你一個人努力就行了,而是所有成員都得站在同一陣線。

因此,應訂定一個固定的團隊會議時間,讓相關人員齊聚一堂,一同規劃出確實可行的計畫。此外,也要確保他們對當前的工作負起當責。

2.別心軟,當斷則斷。追求完美,不如在能力範圍內盡善盡美。因為人力與資源有限,你要很實際地去評估每個相關事項的重要性,把次要、非必要的挑出來,得捨棄的就捨棄。隨著工作推進,一次次的評估,越是接近終點線,越是要去蕪存菁。

3.列出待辦清單。在倒數計時的慌亂當中,工作清單讓你更容易確認進度,以防有所遺漏。以達姆來說,待辦清單不只協助他確認進度,也讓他能注意到哪些部分遭遇了瓶頸,以便隨時按現況調整做法,以達到最高效率。

4.該求救就求救。達成任務是第一要件,所以陷入困境時,別硬是孤軍奮戰,或覺得拉不下臉。快向外求援吧!要注意的是,小心你找來的確實是幫手,而非扯後腿的,否則反而弄巧成拙。

5.每個小時整隊一次。這裡所謂的整隊,是指其他人向你報告進度,目的是確認當下狀況,若有任何問題便能即時排除。因此,進度報告可以很明快,成員可以透過簡訊或電子郵件簡短表示一切順利,或需要什麼援助。

6.保持友好,彼此感恩。趕進度時,每個人都像是壓力鍋,身為領導人的你,必須讓團隊成員有一個自由發洩的安全空間。即使是在百忙之中,也要想辦法讓大家能夠放輕鬆,開懷大笑。

此外,忙中難免有錯,此時領導人必須建立包容的文化,創造一個成員覺得能夠安心承認失敗的環境。當團隊成員相信你會包容他們的過錯,而你相信他們會坦誠時,包容的文化就會成為互信的文化。

既然突發事件難以避免,總會遇到得忙到最後一刻的情況,何不以更有智慧的方式應對?  

EMBA雜誌

 

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