一項調查顯示,一週45小時的工作時間(早九晚五)中,很多人有17個小時(相當於將近兩天的時間)工作效率不佳;在美國,大多數人認為,在45個小時的工作時間中,自己有16個小時效率不高,這確實不是一個小問題。

近日Business Insider網站刊文說,一些效率極高者能很好地維持工作和生活之間平衡,而他們都有一些訣竅來掌控自己的時間。其中包括:工作前調整自己的情緒;早晨開始工作時遠離自己的電郵;著手工作前權衡工作是否值得做;集中注意力;有固定的作息計劃以及每日晚飯前準備第二天的工作表。

工作前調整自己的情緒

建議:帶著快樂積極的情緒、頭腦清醒地工作

調查顯示,帶著愉快、高興、積極地情緒工作,能夠提高人們的工作效率,使我們更加成功,而當人們心情不好時,工作也非常容易拖拉,因為我們的大腦在積極的情況下比在消極或無所謂的情況下的表現更佳。

例如,抱著積極情緒進行診斷的醫師所表現出的創造力和智能是持無所謂、不以為然態度的醫師的三倍;而樂觀的銷售者比消極的同行會多銷售56%的商品;數學考試前很積極樂觀的學生比抱無所謂或將考試不當回事態度的考生的成績好。

因此,在每日開始工作之前,我們應該更多地考慮如何控制自己的情緒,而不僅僅是如何控制自己的工作,調整自己的工作速度。

同時我們還應該在開始工作時保持頭腦清醒,這樣更容易將事情做好,也更容易專注於自己的工作。

早晨開始工作時遠離電郵和電話

建議:一天開始工作的前一兩個小時內不要查閱自己的郵箱或社交媒體

很多人已經養成了習慣,早起第一件事情是查閱自己的電郵或社交網站的網帖,但是這可能會造成一天的情緒被一份很偶然的電郵搞得非常糟糕,影響了一天工作的效率;也使人人忙於很多沒有必要的應對,無法根據自己的工作進行時間的最優化。

研究發現,過於查閱電郵有如下不好的影響:讓人壓抑;是一個比酒精和煙草更容易讓人上癮的習慣,而且經常查閱電郵甚至可以使人的IQ下降10點左右。

著手工作前權衡工作是否值得做

建議:先考量手頭的工作是否需要做,再決定如何提高效率。

有時候人們總是在抱怨時間不夠,但是卻總是在忙於一些無用功,好像自己的時間非常充裕。其實人們應該根據自己的工作性質,最優化自己的時間。

研究發現,雖然執行長一向被視為非常忙碌,但是他們的工作效率並不會由於自己忙碌的工作而得到提高,而是由於他們用來有效企劃的時間決定的。例如,印度的一項調查顯示,如果執行長工作時間增加,其所在的公司的銷售也會隨之增加,但更有趣的是,這個工作時間並不是盲目工作時間,而是其做得有效的企劃時間,也即是說有效的企劃時間會直接影響公司的銷售,特別是在時間非常有限非常寶貴之時,有效的企劃就尤為重要。

集中注意力

建議:用自己的行為改變自己的環境,避免分心

哈佛大學的前教授,暢銷書《分心不是我的錯》(Driven to Distraction)的作者哈洛韋爾(Ed Hallowell)認為,現代人類患有由於文化而引發的注意力缺乏症。因為當代人一週七天24個小時中都處於一種被太多的誘人、光鮮的事務圍繞的狀態,這種狀態容易令人們分心,並降低工作速度。

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一個對於12名執行長進行的調查發現,他們在自己的辦公室中甚至沒有20分鐘不被人打攪、安心工作的條件,這自然令他們煩惱,而其中的一名煩惱最少,犯錯誤最少的行政長解決問題的方式也很簡單,他每天在上班前,在家裏工作半個小時,而這半個小時,他可以保證沒有人能夠打攪自己。

制定固定的作息計劃

建議:欲提高工作效率就需要一種意義明確的作息計劃,不僅僅是自我約束。而人們有了固定的作息計劃之後,工作時就只需要謀劃自己的工作而無需為瑣事分心。

研究發現,歷史上很多偉大的天才,工作時都有適合於自己的作息計劃。

每日晚飯前列出第二天的計劃表

建議:養成一個習慣,知道自己甚麼時候開始工作,甚麼時候結束工作,並嚐試以同樣的方式結束自己的每一個工作日。按時讓自己離開自己的辦公桌,關閉自己的電腦,但是在停止工作之前,為自己明天要完成的工作列一個計劃表。

研究發現,如果人們提前將自己第二天的具體工作寫下來,第二天就更容易按部就班地工作。寫下自己第二天的具體工作,有助於降低人的焦慮和緊張度,使人們能夠更安心地度過自己的晚間時間。

 

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