你常常加班嗎?或者壓力大到快要受不了?無論怎麼苦幹,工作表現卻毫無起色?在競爭激烈的社會,不管是公司遇缺不補,或個人愛「包工程」,很多人都沒辦法在朝九晚五的8小時內,把工作做完。這種時候,大多數人不是想辦法加快做事速度,要不然就是留下來加班,消化工作量。

看著清單上冗長的待辦事項,你大概覺得自己被淹沒了,永不見天日、根本沒辦法全部做完。在談論該如何降低工作量,並保持在合理可行的範圍之前,先來揪出浪費時間的殺手:

 ◎選擇太多:有許多事情「好」到我們無法割捨,想要一手包辦,結果就是造成了一串冗長的待辦清單,卻不知道何時才能做完。很多人不知要分辨事情的輕重緩急,因此在空檔的半小時內,只能對著一大堆的工作乾瞪眼,難以決定該從何處下手。

 ◎出入不均:我們不斷對自己「輸入」工作,卻沒有「產出」成果。手上有案子在處理,自己卻不斷地接收外來的干擾,像是開會、回電話還有查看e-mail。到結果待辦事項越積越多,但真正有價值的工作一件都沒做好。

 ◎制約反應:我們受制於科技產品、工作環境、干擾雜音還有自己的大腦。我們無法克服自己的慣性,保持工作的步調專心做事,總是會習慣地馬上回應各種干擾自己的雜音。

 ◎猶豫不決:我們沒決定好哪些工作要先開始、哪些和自己有關,哪些無關,就先全部記在待辦清單中,到頭來還要再重新檢查一遍,又把事情丟回「稍後再決定」的想法。最後就是待辦清單加得更長,收件匣塞得更滿,覺得自己的工作量變得更多。

 ◎缺乏條理:科技玩意兒沒辦法跟上思緒的速度,假設你在餐聽用餐、在會議室開會或是搭乘飛機,電子產品都關機了,偏偏你又想要做點事情,這就會變得非常不方便。所以,我們需要一些方式抓住思緒,回歸條理。 

◎恐懼不已:我們無法拒絕和職責無關的工作,而且每天都把時間浪費在毫無價值的事情上,卻沒有勇氣去克制自己。

 ◎方向不清:我們對領導階層的意志不夠清楚,而且也沒有花時間好好集中精神分辨什麼是真正重要的事。或我們沒有配合公司從上到下貫通的策略,結果就變成我們無法判斷事情的輕重緩急。因為常常做著不是自己分內的事,或所做的跟上級期待的事不一樣。

事實上,真正有效的時間管理,不是在管理「時間」,而是學會管理「自己」!想要掌控自己的工作時間,首先就是要剔除百害而無一利的工作。換句話說,你必須當機立斷,

捨棄對自己產能不利的事情,篩選出真正有價值的工作,這包含6個步驟:

步驟每天一早決定該做哪些事:每天待辦事項超過十項,肯定有問題!別再列「待辦事項」,改列「高效事項」(高貢獻報酬工作),至於「不辦」事項,(一直收信,看FB……)也要列出來鞭策自己不要做。

 步驟把該做的事,排進行事曆:每天行事曆裡只針對以下3種事情排進度,包括:

▲公司例行事務,像是會議等等。

▲自己職務例行事務,包括聯繫客戶等等。

▲「高效清單」裡的工作。

 步驟專注工作,不分心:想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」:

▲外來的阻礙:像是同事來探詢或聊天,電話郵件不斷等等。

▲自己的阻礙:包括負面情緒,過度社交。

 步驟快速處理隨時進來的訊息:

▲文件類:快速瀏覽,吸收訊息後分類歸檔或立刻處理掉。

e-mail:快速讀完,依照一定的標準,立刻決定該轉寄、回覆、存檔,還是刪掉。

▲無論是文件還是email,都盡可能不要處理兩次以上。

 步驟終結鬼打牆的問題:解決人的問題,包括:

▲確保溝通要直接而確實。

▲讓事件的所有人都瞭解狀況。

▲遇到管太多的主管,試著調整自己,否則向主管抗爭,或者乾脆離職。

步驟做好你的能量管理:

▲不要過度工作,必須給自己足夠時間,讓身心都能充電,第二天再戰。

▲保持體能良好狀況:睡眠、運動、飲食均衡。

▲保持心理健康,包括家庭生活、心靈成長等等。

總歸一句話,在上班的有效時間內,盡可能做對的事,不要一整天只想著打混摸魚;對上班族而言,在職場的首要任務,就是練習只做「重要的事」,然後學會管理自己,當個快樂的上班族。

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