紐約財經與科技網站《商業內幕》(Business Insider)8月25日援引巴西聖保羅的尖端簡報公司(State of the Art Presentations, SOAP)的建議,提醒15個做商業演講時最容易犯的錯誤,應儘量避免與改進。尖端簡報公司擅長於創造融合視覺吸引力以及商業智能的簡報檔。

1.演講簡報的首頁寫「簡報」(Presentation)兩字

【錯誤】在簡報檔的第一頁寫上「簡報」兩字,就好像是在一本書的封面寫上「這是一本書」的意思一樣多此一舉。

【正確】簡報首頁上,只要簡單寫上要報告的主題就可以,而且愈精簡愈好。還有你的名字、職稱以及聯繫訊息也可以放上去。

2. 囉唆的開場白

【錯誤】開始演講時應減少廢話,聽眾都很清楚他們為何而來,請多為他們的寶貴時間著想。

【正確】開始演講時可用隱喻的方式引起大家的注意,讓他們聯想那和演講題目的關聯性。演說開始前先深呼吸,穩定自己的表現,並儘量以詼諧的口吻帶動現場的氣氛。

3.假裝自己很博學多聞

【錯誤】自以為是的演說家會讓聽眾心裡感到厭煩,此類型的講者通常試圖以封閉保守的觀念傳遞訊息。演說時一定要避免這種錯誤,因為自誇其能就好像是拿石頭砸自己的腳,聰明反被聰明誤。

【正確】真正博學多聞的演講者反而是謙卑的,總是能考慮別人的看法與意見。

4. 說錯話

【錯誤】演講時千萬不要說些言不及義的話,如「我知道你們現在更想躺在碧海藍天的白沙灘上,但現實點,我們正坐在這個會議室裡……」當你說出這句話時,正代表你的演講將會很無聊。

【正確】演講時說故事,做有趣的串聯會比照本宣科更吸引聽眾。

5. 只做一頁簡報

【錯誤】有時候演講者一站到台上後,便滔滔不絕的說個沒完,忘記他們還有很多張簡報要講,結果造成第一張簡報內容說完時,演講時間也到了。

【正確】演說前務必熟記要講的內容,將所有簡報檔看過,分配好每張簡報檔將花的時間,確認想表達的重點都被提及。

6. 寫「簡報主旨」、「企業願景」和「企業價值」

【錯誤】假如演講的對象不是新進員工,簡報檔中加上「簡報主旨」、「企業願景」和「企業價值」等內容是畫蛇添足。大部份情況下,毫無相關的訊息對聽眾而言是沒有什麼意義的。

【正確】假如你認為傳達「簡報主旨」、「企業願景」和「企業價值」等訊息很重要,不妨讓聽眾對這些議題也達成共識。

7. 簡報檔文字太多

【錯誤】簡報上過多的文字只會分散聽眾的注意力,通常他們會比較注意文字而非演講者。

【正確】簡報上只寫重點,不僅可以提醒你自己要講的內容,聽眾也會更專心聆聽。

8. 照本宣科

【錯誤】刻板的照著簡報檔文字宣讀,而不知靈活運用,聽眾很快就會感到不耐煩。

【正確】請記住演講前一定要反覆練習演講內容,熟悉要講的內容。

9. 「愚蠢」的簡報內容

【錯誤】過多的動畫和特技不僅讓聽眾分心,還會讓他們覺得你的表現不專業。

【正確】適度使用動畫或是特技可以會簡報加分,但是必須配合演講內容。

10. 太多圖說

【錯誤】在簡報圖表上,不要放太多文字或數據。通常聽眾不會完全吸收,一來是也許他們看不懂,二來可能是沒時間深入分析。

【正確】圖表愈簡明愈好。如果你只是想表達一件事情的變革,只需在某個時間點畫出趨勢圖即可。

11. 像科學怪人

【錯誤】千萬不要將簡報搞得像大雜燴一樣,有不同字型、不同字體大小甚至多種語言,還有一堆無關緊要的資訊。

【正確】整個簡報檔必須要有邏輯性,標題和內容的字型和字體大小都要前後一致。

12. 有背景聲音的動畫

【錯誤】將簡報檔搞得「有聲有色」:有鼓掌聲、風吹聲、皮球聲等等背景音樂會分散聽眾的注意力。

【正確】請讓簡報檔安靜點,這樣聽眾就會專心聽你演講。

13. 做總結

【錯誤】在一個2小時的演講結束後,試圖以20分鐘做總結,通常這種做法會讓聽眾不討喜。他們會認為可以在20分鐘結束的演講,為什麼要浪費他們2個小時的時間坐在那裡。

【正確】演講結束時只要重點講一下主要議題和訊息即可。

14. 將簡報檔翻頁的任務「外包」給第三者

【錯誤】講演時不斷地跟負責簡報檔翻頁的人說:「下一頁」、「跳過」或是「這一頁今天不想說」等等。

【正確】尖端簡報公司不建議將簡報檔翻頁的任務交給別人,如果一定要這麼做的話,請事前就講清楚,並且做詳細周到的演練,最好以聽眾無法察覺的肢體語言來暗示簡報翻頁人下一步要做什麼動作。

15. 最後一頁寫上「謝謝」

【錯誤】簡報結束後,沒有必要在最後一張簡報檔寫上「謝謝」。

【正確】簡報結束後,只需口頭感謝聽眾參與聆聽即可。或是可以在最後一張簡報檔上留下你的聯繫方式。

 

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