善用研討會的人,在產業聚會場合更有優勢。當大家靜靜地坐在位子上抄筆記,閒適地啜飲免費的瓶裝水時,這些善用研討會的人則穿梭在場子間安排會面、邀約晚餐、把握機會認識可以改變他們一生的人。

下次別再把研討會當成業務相關的場合,而是當成一場妥善規劃、有助目標達成的戰役。

以下是我參與每種場合所依循的法則。

從協辦到主辦

研討會的流程繁瑣,打造一場成功的商業聚會,必須兼顧數不清的流程細節,可能發生的混亂正是你伸出援手幫忙的好機會,進而在過程中成為局內的一員。

一旦成為局內人,便可以知道誰會參與這次會議和研討會的精采活動內容,也可以參與為研討會所辦的一切非正式的晚餐聚會和雞尾酒會。

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如何讓自己參與過程?其實並不難。首先,先查閱會議資料,造訪會議的網站,找出統籌會議的主要聯絡人是誰,打電話聯繫這個人,這類會議的負責人通常工作繁重、飽受壓力,我通常是在會議開始前幾個月便打電話說:「我很期待你所主辦的會議,很想幫忙讓今年的會議比往年更為精采,希望能貢獻一些資源,不論是時間、創意或人脈關係都可以,好讓今年的會議能一炮而紅,不知道是否有我能效勞的地方。」

我保證主辦人一定會驚喜不已,我之所以敢這麼說,是因為在德勤擔任行銷長初期,我就是負責這些累人的統籌活動。

德勤顧問公司當時與韓默合作推廣企業再造的理念,我們認為研討會是向業界介紹我們與韓默的合作關係、強化品牌、順便找到一些顧客的絕佳方式,所以便提議舉辦一場由德勤與韓默共同主持的研討會。由德勤提供業界經驗與案例研究,韓默貢獻在企業再造領域的研究專長和如何規劃世界級研討會的知識。

傾聽,能發言更好

你認為成為演講人很了不起嗎? 很多人都這麼想,但我要告訴你,其實並沒有那麼難,但可能比你想得還要重要。

對有些人來說,沒有什麼是比面對一群聽眾談論自己十五分鐘更令人聞之喪膽的,即使聽眾全是很接納你的人(如親朋好友)亦然。

冷靜一下,首先,你應該先了解,演講是讓大家看見、聽見、記住你、你的事業、你的想法的最簡單、最有效方式之一。

有多少人需要常常面對聽眾演講? 這個人數相當驚人,每天都有數千場主題多樣的座談會和研討會在各地舉行,這些會議都需要有人出來向聽眾致詞,講一些發人深省或精闢的言論,但很不幸,大部分演講的人都無法做到。

身為研討會的演講人,你便擁有特別的地位,拓展人際關係時也更簡單。 與會的人預期你會主動接觸他們、和他們打招呼;而他們也會反過來尊敬你,他們對其他與會的人並不會有這樣的尊重。只要一站上台,你馬上便獲得可信度和一時的名氣。

如何成為研討會中的演講人? 首先,必須要有談論的主題,你需要內容,需要為自己打造一套專精領域的說詞。事實上,你可以針對不同的聽眾,準備好幾套不同的說詞。

如果你採取第一步驟先認識主辦人,要取得演講的機會並不難,一開始最好先從小型的練習開始。

如果參與研討會卻不是演講人時,該怎麼辦?還有其他地方可以讓你脫穎而出。切記,與會議不只是向別人學新事物而已,而是去認識其他人,讓他人認識並記得你。

當研討會開放提問時,試著搶先舉手發問,周延精闢的問題是吸引全體聽眾注意力的好機會。 記得自我介紹,讓大家知道你來自哪家公司、工作內容,再提出一個能引起聽眾共鳴的問題。問題最好與你的專業相關,才能言之有物,讓人覺得「這是個有趣的問題」。

Keith Ferrazzi

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