根據蓋洛普(Gallup)的調查,在美國,只有30%的上班族對工作投入;有高達52%人對工作不投入,能少做一件事就少做一件事;剩下的18%更糟,他們的行為不只沒有辦法為公司加到分,反而還扣分。全世界各國的平均數字,比美國更不樂觀。

那麼說起來,大多數辦公室裡都擠滿了工作沒什麼幹勁的員工。彭博商業週刊(Bloomberg Businessweek)針對提高辦公室效率的議題,訪問了幾位專家,希望找到破解問題的密碼。

蓋洛普首席研究員Jim Harter指出,該公司的研究顯示,在辦公室裡,員工喜歡有一個屬於自己的空間。以蓋洛普為例,公司很注重辦公室的空間安排,一方面要顧及同事進行合作的空間;另一方面也要顧及員工在需要的時候,可以安靜獨自工作的空間。此外,辦公室如果能有看向外面的視野,對員工也會有幫助。

相反地,員工不喜歡的則是辦公室裡有噪音。因為噪音會造成員工分心,進而影響了他們對工作的投入程度。

除了噪音,電子郵件也是辦公室效率的一大殺手。亞山納公司(Asana)專門研發跟團隊合作相關的電腦軟體,公司共同創辦人Justin Rosenstein覺得,電子郵件的使用是現代辦公室所面對最大的問題。麥肯錫(McKinsey)顧問公司的研究指出,一般上班族花了30%班時間在收發電子郵件上,電子郵件成為一件由別人替你創造的待辦事項,拖垮自己的工作效率。

Justin Rosenstein表示,一個工作團隊的領導人,必須隨時對幾個基本問題有答案。包括,從目前的狀況到達成團隊目標,還有哪些步驟需要採行?每個步驟各由團隊的哪些成員負責?這些步驟目前各自進行到什麼程度了?令人驚訝的是,在大多數公司裡,團隊領導人並沒有辦法回答這些基本問題,啃食了團隊的工作效率。

為了提高亞山納員工的工作效率,公司發給每位員工一筆經費,讓他們能依照自己的喜好安排辦公空間,例如增添鏡子等擺設飾品,希望員工工作起來順手。

知名設計公司IDEO的合夥人Tom Eich則強調,現今辦公室最常見的設計問題是燈光。大部份的辦公室都過亮,也裝設了過多會引發員工頭痛的冷色調螢光光源。

此外,IDEO,為了讓大家工作更有效率,公司擬出了關掉手機的時間,例如大家要共同討論事情的時候,嚴禁開機。這樣才不會有人一直在接聽電話,與回到討論之間來來去去。

EMBA雜誌

 

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