你明明腦袋清楚,知道自己想要說什麼,但卻常常無法完整表達,只換來對方一句:「我聽不懂你到底想說什麼。」或者在寫信給主管或客戶以後,被對方說:「你的語意不清,看不懂你在寫什麼。」

一個優秀的上班族,如果沒有講重點的能力,絕對會影響你在職場上的發展。如果你在這個位置上混了許多年還升遷無望,表示你需要解決職場溝通這個大問題!

透過提問,掌控說話的流程。當我們聽別人說話,發現「好像有點失焦」時,此時往往已經嚴重離題了。以談話的地圖來做比喻的話,那就是明明目的地是2段,可是人卻己經走到34段左右了。在這種狀況下,當事人是無法自行修正回正軌的。

發現有這種狀況時,就要立刻提出質問。「那麼,我們稍微言歸正傳一下,您的意思是……吧?」

這雖然是一種提問的形式,但是卻可以讓話題回歸主題。舉例來說。

A先生:「如果要問被公司派駐國外需要具備什麼樣的能力,大部分的人大概都會認為是語言能力吧?可是,我覺得實際上並不是如此。重要的是,就算英語能力不好,還是會有想積極和外國人交流的心情。說穿了,就是溝通能力吧……我也曾多方嘗試地學習英語。你有沒有過這種經驗?覺得英語能力很重要,特別是聽力更難訓練……結果,透過CD或測驗做聽力訓練時覺得並不是那麼難,但是實際與人對話時卻完全不是那麼一回事?我曾經聽過英語能力很好的人說,當初充滿自信地出國,一坐上計程車時卻發現自己完全聽不懂司機在說什麼,覺得很沮喪。可能是一看到司機的態度不怎麼友善,一時之間就心生膽怯不敢開口,反而英語能力好不好根本就不是考慮的重點了吧?就我們所知,很多計程車的司機都是從外地來謀生,所以每個人都帶有很重的口音。此時,堅持持續地努力溝通,才是最重要的事情吧?」

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B先生:「原來如此,如此一來,你的意思就是說,在國外,溝通能力比英語能力重要囉?」

A先生在談話的過程當中,話題漸漸越扯越遠。

「重要的不是英語能力」→「溝通能力才重要」→「聽力很難訓練」→「有時候連英語能力好的人都無法溝通」→「計程車司機的案例」→「努力嘗試開口說話才重要」。

一開始是有事情要傳達,話才沒講多久,就從「計程車司機的案例」開始離題,隨著事情的發展,當事人就很難自行及時回歸主題了。所以此時,身為聽眾的人就要幫忙做個整合。也就是說,要適時地讓話題和主題連上線。

最適當的做法就是直接告訴對方「……讓我們言歸正傳」,同時以提問方式來詢問,就不會讓對方產生我們在糾正他錯誤的感覺,這也是一種讓說話者很容易就接受的方法。

以這種模式將我們聽到的話做個整理,相信說話的一方就會有「談起話來覺得很簡潔明瞭」的感覺。聽他人說話時掌握談話內容的重點,可以幫助對方,使其所說的話更加地簡單易懂。

明確搜尋的標準,提高閱讀效率。不管是什麼工作,都會閱讀到各種資料和郵件。

可是,閱讀資料相當耗力費時,一本書也往往無法看到最後一頁。好像有很多人都為「如何才能快速地閱讀?」這個問題所煩惱。就「基於工作需要而必須閱讀資料或書籍」的目的而言,「閱讀」本來就是一種「情報收集」。所以,必須以「為了收集工作上所需要的情報而進行搜尋」為目標來閱讀。

舉例來說,當我們有「收集製造業周邊的情報以進行諮詢」、「下一次要向通訊系統公司提案,所以要收集相關情報」的需要時,就要針對這個目的,區隔必要的情報和不必要的情報,這就是工作上的「閱讀」。

只要能運用在工作上就足夠了,所以這類的「閱讀」並不需要做到逐字逐句確認的程度。重要的是──1.馬上判斷情報的必要性。2.明確判斷的標準。這兩點是我們能否有效率地收集情報的關鍵。

舉例來說,除了報紙之外,每個月閱讀10本雜誌,1020本書左右,另外,也會從非文字媒體,譬如從網路或電視(錄影下來的內容)收集情報。從量來看,閱讀的數量確實很多,但是將情報做區隔後才來閱讀的,所以感覺上負擔並沒有那麼重。

以下3點是刻意區隔出來的重點。

1.本身有很濃厚的興趣,務必要知道的情報。

2.之前沒有興趣,現在重新產生了興趣,變成必要的情報。

3.不需要的情報。

至於主要的主題是與「微觀的經濟動向」、「一般商務」、「商業溝通」等直接相關的情報。

首先是根據書籍的書名和目錄來判斷是否要購買。若發現與上述第三項「不需要的情報」的標準相符,那就不用閱讀了。閱讀書本時,同樣也要按照13的標準來判斷「這個部分有閱讀的必要性嗎?」。如此一來,大約30分鐘就可以看完1本書了。與其說是閱讀,不如說是「搜尋」來得更貼切。

既然我們身處在目前的情報社會裡,收集情報是不可或缺的,然而,如果不能有效率地、適切地整理情報,就會落得被情報淹沒的下場。所以要常常提醒自己,想要有效率地「閱讀」情報,就要把「不需要閱讀的東西」分離出來。

 

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